Các thiết bị công nghệ một phòng họp thông minh cần có
Để các cuộc họp thành công, bạn nên cung cấp một môi trường làm việc được chuẩn bị kỹ lưỡng. Phòng họp là một phần không thể thiếu trong môi trường này. Nó phải được trang bị đúng cách để bạn có thể điều hành các cuộc họp của mình một cách suôn sẻ.
Ngày nay bạn có thể lựa chọn trong số rất nhiều giải pháp thiết bị phòng hội thảo. Từ hệ thống điều khiển AV (Audio - Visual) thông minh đến âm thanh và các công cụ hội nghị truyền hình được tích hợp vào hệ thống điện thoại doanh nghiệp đưa cuộc họp của bạn lên một tầm cao mới.
Bất kỳ sản phẩm nào trong số này đều có thể giúp bạn cải thiện năng suất của mình trong cuộc họp. Công ty của bạn có cả nhân viên tại văn phòng và các nhân viên từ xa không? Bạn có làm việc với đối tác nước ngoài không? Nếu câu trả lời là có, thì điều cần thiết là phải có thiết bị phòng họp phù hợp và an toàn. Miễn là bạn tạo không gian họp với bộ công cụ giao tiếp và cộng tác phù hợp, những người tham gia sẽ cảm thấy gắn bó và tập trung hơn.
Các sản phẩm công nghệ của một phòng họp thông minh cần có bao gồm:
1. Hệ thống điều khiển AV (Audio - Visual Control System)
Một hệ thống điều khiển AV là bắt buộc đối với bất kỳ phòng hội nghị nào. Nó cho phép bạn quản lý tất cả các thiết bị âm thanh và video của mình từ một vị trí trung tâm. Với hệ thống điều khiển AV, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các nguồn đầu vào khác nhau, điều chỉnh âm lượng và thay đổi cài đặt của thiết bị âm thanh cùng video của mình.
Hệ thống điều khiển AV là thiết bị kết nối và điều khiển tất cả các thiết bị trong phòng họp của bạn. Nó điều phối phần cứng và phần mềm trong cuộc họp để những người tham gia có thể làm việc hiệu quả hơn.
Phân tích nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn và lắp đặt các thiết bị để xác định loại hệ thống điều khiển AV phù hợp nhất cho công ty của bạn. Các tính năng chính của chúng bao gồm:
- Quản lý màn hình TV và hệ thống âm thanh,
- Bật và tắt đèn
- Bật và tắt webcam, loa
- Cuộn, bật và tắt máy chiếu
- Kết nối thiết bị bên ngoài với phần cứng hội nghị
Một trong những lợi ích chính của hệ thống quản lý AV hiện đại là khả năng tương thích với nhiều loại thiết bị. Doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng các công cụ khác nhau để kết nối từ nhiều vị trí - máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh trong cuộc họp. Họ cũng có thể sử dụng các giải pháp làm việc nhóm đa dạng - hội nghị âm thanh, cuộc gọi video, tin nhắn.
Vì vậy, để tổ chức một cuộc họp thành công, hệ thống AV của bạn phải có một giao diện đơn giản để bạn có thể quản lý tất cả các thiết bị và kết nối những người tham gia từ xa.
2. Bảng trắng tương tác (Interactive Whiteboard)
Bảng trắng là một cách tuyệt vời để giúp cuộc họp của bạn bắt đầu thuận lợi. Nó giúp tạo ra một môi trường hấp dẫn và hiệu quả hơn bằng cách tạo cơ hội cho mọi người cùng tham gia. Một bảng tương tác là điều bắt buộc đối với bất kỳ phòng hội nghị nào. Với bảng tương tác, bạn có thể dễ dàng chia sẻ ý tưởng và cộng tác với nhóm của mình trong cuộc họp.
Nhờ các công nghệ tiên tiến ngày nay, bạn có thể chọn bảng tương tác cho phòng họp của mình. Sẽ rất hữu ích nếu bạn dự định tiến hành cả cuộc họp ngoại tuyến và trực tuyến với đồng nghiệp từ xa hoặc khách hàng toàn cầu. Với bảng trắng tương tác, chúng ta có thể:
- Ghi chép
- Theo dõi các dự án
- Tư duy
- Tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba để hợp lý hóa làm việc theo nhóm
- Chia sẻ tài liệu
Bảng từ trắng thông minh trong phòng họp giúp bạn có những cuộc họp hấp dẫn và hiệu quả hơn.
3. Loa, micro và điện thoại hội nghị
Chất lượng âm thanh trong phòng họp của bạn là điều cần thiết nếu bạn muốn tổ chức một cuộc họp hiệu quả. Loa và micro phù hợp có thể tạo ra tất cả sự khác biệt. Đặc biệt nếu người dùng từ những nơi khác nhau cố gắng làm việc cùng nhau tại 1 địa điểm.
Để chọn bộ âm thanh phù hợp nhất, hãy xem xét thiết kế phòng họp của bạn, kích thước và hình thức các cuộc họp của bạn. Nếu một số người tham gia kết nối từ xa thì thiết bị âm thanh của bạn sẽ giảm tiếng vọng, tiếng ồn xung quanh và các âm thanh xung quanh khác.
Tìm vị trí tốt nhất cho loa và micro trong phòng của bạn, có thể là:
- Trên trần nhà
- Trên bàn hội nghị
- Trong hộp âm thanh dưới màn hình
Nếu bạn đang tổ chức các cuộc họp ảo khá lớn, bạn nên đặc biệt chú ý đến chất lượng âm thanh. Trên thị trường có nhiều loại điện thoại và micro hội nghị khác nhau, có thể đáp ứng nhu cầu hội nghị của bạn.
Cách tốt nhất để đạt được âm thanh tuyệt vời trong phòng họp của bạn là sử dụng kết hợp loa và micro. Điều này sẽ cho phép mọi người trong phòng nghe và tham gia vào cuộc họp. Bạn cũng có thể muốn xem xét sử dụng điện thoại hội nghị chất lượng cao cho phòng họp của mình. Điện thoại hội nghị cung cấp một cách tuyệt vời để kết nối với những người tham gia từ xa trong cuộc họp của bạn.
4. Thiết bị hội nghị truyền hình
Thiết bị hội nghị truyền hình là một trong những phần công nghệ quan trọng nhất đối với bất kỳ phòng hội nghị nào. Với hội nghị truyền hình, bạn có thể tạo ra các cuộc họp trực tiếp với đồng nghiệp và khách hàng từ khắp nơi trên thế giới. Điều đó có thể giúp cải thiện giao tiếp và cộng tác giữa các thành viên trong nhóm.
Cách tốt nhất để tận dụng tối đa hiệu quả của hội nghị truyền hình là trang bị công nghệ hiện đại cho phòng hội nghị của bạn. Điều đó đảm bảo rằng bạn có một cuộc họp suôn sẻ và thành công.
Màn hình hiển thị hoặc màn hình chiếu chất lượng cao cho phép bạn nhìn rõ những người tham gia từ các vị trí khác - như thể các bạn đang ngồi cạnh nhau. Bạn có thể chọn giữa màn hình đơn hoặc màn hình ghép tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của công ty bạn, cũng như kích thước và thiết kế của phòng hội nghị. Các tính năng khác cần tìm bao gồm:
- Chia sẻ video và âm thanh
- Kết nối internet / truy cập Internet
- Chia sẻ màn hình, tài liệu, bản trình bày
- Tích hợp với các nền tảng hội nghị truyền hình của bên thứ ba
Một số thiết bị hội nghị truyền hình mới nhất bao gồm:
- Màn hình 4K - Màn hình 4K ngày càng trở nên phổ biến hơn trong các phòng hội nghị. Với màn hình 4K, bạn có thể hiển thị lượng chi tiết gấp bốn lần so với màn hình HD tiêu chuẩn. Điều đó sẽ làm cho hình ảnh cuộc họp của bạn rõ ràng và sắc nét.
- Bộ giải mã Ultra HD cũng ngày càng trở nên phổ biến. Các codec này cho phép chất lượng video có độ phân giải cao hơn. Với codec Ultra HD, bạn có thể có chất lượng video sống động, chân thực và sắc nét.
- Camera 360 độ bạn có thể ghi lại mọi thứ diễn ra trong phòng. Nó có thể hữu ích nếu bạn cần xem lại cuộc họp hoặc nếu bạn muốn chia sẻ nó với những người khác. Với những công cụ này, bạn có thể tạo ra trải nghiệm phong phú cho những người tham gia cuộc họp của mình. Họ sẽ cảm thấy như thể họ đang ở ngay trong phòng họp cùng với bạn.
Liên kết nhanh:
ademax, hội nghị truyền hình, hệ thống điều khiển tự động, AV, bảng tương tác