Năm 1978, Micronet - một công ty thiết bị văn phòng tự động - lần đầu tiên sử dụng thuật ngữ “Văn phòng không giấy tờ” trong thương mại. Vậy phòng họp không giấy tờ là gì? Lợi ích của nó đối với doanh nghiệp như nào? Và làm thế nào để xây dựng một phòng họp không giấy tờ? Hãy cùng Ademax tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Văn phòng không giấy tờ là gì?
Đúng như tên gọi, văn phòng không giấy tờ là làm việc trong một môi trường loại bỏ hoặc giảm thiểu việc sử dụng giấy. Việc giảm sử dụng giấy cũng là một bước tiến tới số hóa. Sử dụng một văn phòng không cần giấy tờ có nghĩa là lưu trữ các tệp trong cloud cũng như nhận và gửi tệp qua email. Không cần phải in ấn hoặc lưu trữ chúng thành giấy tờ.
Lợi ích của phòng họp không giấy tờ là gì?
Dưới đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng phòng họp không giấy tờ:
Tiết kiệm chi phí: Khi sử dụng tài liệu giấy trong công việc, bạn sẽ yêu cầu máy in, tủ đựng hồ sơ, giá đựng tài liệu và các phụ kiện liên quan khác, do đó chi phí sẽ tăng theo. Tuy nhiên, vì các văn phòng không giấy tờ hạn chế sử dụng tối đa tài liệu giấy và tất cả các quy trình đều được hoàn thành trực tuyến nên bạn ngày càng tốn ít giấy tờ hơn. Mặc dù có thể bỏ qua chi phí của một tờ giấy, nhưng nó tạo ra sự khác biệt khi hàng triệu tài liệu giấy được tạo ra. Chắc chắn bạn không thể bỏ qua chi phí này sang một bên.
Tăng năng suất: Bằng cách làm việc không cần giấy tờ, các doanh nghiệp có thể chia sẻ thông tin tài nguyên và cộng tác trong công việc một cách hiệu quả, để công việc phức tạp và nặng nhọc có thể trở nên dễ dàng hơn chỉ với một vài cú nhấp chuột. Chế độ làm việc này giúp cải thiện đáng kể hiệu quả công việc và giảm bớt gánh nặng cho bạn. Bạn có thể số hóa toàn bộ quy trình làm việc và có nhiều thời gian hơn để tập trung vào công việc có ý nghĩa hơn thay vì tìm kiếm tài liệu.
Tiết kiệm không gian: Một văn phòng không giấy tờ có nghĩa là sử dụng tài liệu điện tử để thay thế tài liệu giấy. Với các tệp được số hoá, bạn chỉ cần đủ dung lượng ổ đĩa trên máy tính và nhiều tệp trong số đó không quá lớn. Tuy nhiên, đối với các tệp bằng giấy, ngoài việc cân nặng của chúng lớn thì bạn còn cần phải có tủ để bảo quản.
Bảo vệ môi trường: Một văn phòng không giấy tờ sử dụng rất ít giấy khi làm việc. Như chúng ta đã biết, giấy được làm bằng gỗ. Chúng ta càng sử dụng nhiều giấy, thì càng có nhiều cây cối cần phải bị đốn hạ. Đó là một trong những lý do tại sao mọi người cần hạn chế lãng phí giấy.
Chia sẻ tài liệu và thông tin dễ dàng: Cách truyền thống để chia sẻ tài liệu và thông tin là gửi chúng qua thư hoặc fax, việc này tốn thời gian và gây lãng phí giấy tờ nếu có bất kỳ lỗi chính tả hoặc sai sót nào trong tài liệu giấy. Nếu bạn sử dụng văn phòng không giấy tờ, bạn có thể chia sẻ tệp chỉ với một vài cú nhấp chuột. Chỉ mất vài giây để gửi tập tin đến tay người nhận.
Giữ thông tin cá nhân an toàn hơn: Bằng cách không cần giấy tờ, bạn không cần phải lưu trữ các tệp trong tủ đựng hồ sơ nữa. Phương pháp lưu trữ truyền thống này có thể dễ dàng khiến những tài liệu đó dễ bị đánh cắp. Cách mới để quản lý dự án dựa trên đám mây có thể giúp bạn lưu trữ tất cả các tệp của mình bằng mật khẩu nâng cao. Thông thường, các chương trình này có các giao thức bảo mật tốt nhất để ngăn các tệp bị đánh cắp. Bảo mật tài liệu có thể được tăng cường đáng kể theo cách này.
Làm thế nào để tiến tới phòng họp không giấy tờ?
Không giấy tờ không bao giờ là điều đơn giản đối với các công ty đã quen với cách làm việc truyền thống. Họ đã sử dụng giấy để cung cấp thông tin cho các quy trình kinh doanh của mình trong một thời gian dài, và sự thay đổi đột ngột là không hề dễ dàng.
Dưới đây là 3 bước đơn giản để xây dựng một văn phòng không cần giấy tờ:
1. Giảm in ấn
Khuyến khích việc sử dụng các định dạng tệp dễ chia sẻ, chẳng hạn như PDF. Ngoài ra, khi có nhu cầu gửi thông báo đến công chúng, bạn có thể chọn sử dụng tài liệu điện tử thay vì giấy. Bằng cách này, chi phí giấy và mực in cũng được tiết kiệm. Một khi tất cả nhân viên đã quen với cách này, việc sử dụng máy in và giấy sẽ giảm, đẩy nhanh quá trình chuyển đổi sang văn phòng không giấy tờ.
2. Sử dụng Phần mềm Văn phòng không giấy tờ
Adamas e-Cabinet là Phần mềm họp không giấy tờ do Ademax xây dựng và phát triển. Thông qua các thiết bị thông minh có kết nối mạng, mang đến cho khách hàng khả năng điện tử hóa các cuộc họp truyền thống. Các đại biểu dễ dàng tham dự họp vào mọi lúc, từ mọi nơi. Trong suốt quá trình cuộc họp diễn ra, các đại biểu dễ dàng tương tác đa chiều, tức thời trao đổi và chia sẻ đa dạng dữ liệu. Với giao diện website đơn giản, trực quan, người dùng có thể dễ dàng tiếp cận, sử dụng và khai thác tối đa các tiện ích mà phần mềm Adamas e-Cabinet mang lại.
3. Số hóa mọi thứ
Để đạt được một nơi làm việc không cần giấy tờ, bạn sẽ cần số hóa tất cả các thủ tục và tài liệu giấy tờ mà bạn sẽ gặp khi làm việc. Nói cách khác, bạn có thể cần một chương trình quản lý tài liệu chuyên nghiệp để sử dụng không cần giấy tờ. Adamas sDoc là phần mềm lưu trữ dữ liệu điện tử giúp bạn quét tất cả dữ liệu từ tài liệu giấy với công nghệ OCR tích hợp và lưu trữ chúng dưới dạng tệp kỹ thuật số.
Số hóa tài liệu có nghĩa là sử dụng máy quét PDF để trích xuất tất cả thông tin và chuyển đổi tài liệu giấy sang PDF chỉ trong vài giây. Mặc dù phải mất thời gian để đọc lại và sắp xếp các tệp khác nhau, nhưng sau khi chúng được xử lý, chỉ mất vài giây để tìm kiếm và chia sẻ chúng.
Bên cạnh đó, việc gửi email thay vì thư cũng rất quan trọng. Chỉ cần có tài khoản email và Internet, các tin nhắn được gửi và nhận có thể được lưu vô thời hạn. Với email, bạn chỉ cần nhập các từ khóa và kết quả phù hợp sẽ được cung cấp vài giây sau đó.
Mặc dù việc chuyển đổi từ mô hình văn phòng truyền thống sang văn phòng không giấy tờ không thể diễn ra trong một sớm một chiều. Tất nhiên, chúng ta không thể phủ nhận rằng việc vận hành một văn phòng không cần giấy tờ cũng có một số mặt hạn chế. Ví dụ, mọi người sẽ dễ dàng cảm thấy mệt mỏi khi đọc trên màn hình điện tử, chi phí cao của thiết bị tiên tiến… nhưng sự thay đổi này rất xứng đáng để các doanh nghiệp nỗ lực.