10 lý do để trở thành "văn phòng không giấy tờ"

Quay lại

Cập nhật: 19/10/2021

Vẫn tiếp tục làm việc tại nhà hoặc di chuyển luân phiên giữa nhà và văn phòng, các nhân viên đang khám phá những cách mới để cộng tác với đồng nghiệp của họ và tương tác với khách hàng từ xa. May mắn thay, với công nghệ di động mạnh mẽ ngày nay và nhiều ứng dụng dành cho doanh nghiệp, các doanh nghiệp ở mọi quy mô đều có thể kết nối nhân viên của mình bằng cách chuyển đổi số hoàn toàn - 100% không cần giấy tờ.

Nếu bạn vẫn chưa quyết định về việc kinh doanh không cần giấy tờ, đây là 10 lý do bạn nên thực hiện thay đổi để gặt hái những lợi ích trong nhiều năm tới:

1. Đẩy nhanh quy trình kinh doanh

Không cần giấy tờ cho phép doanh nghiệp của bạn phát triển nhanh hơn - dù bạn đang làm việc ở đâu. Với biểu mẫu kỹ thuật số và chữ ký điện tử, bạn không còn cần phải in tài liệu, thiết lập cuộc hẹn theo cách thủ công hoặc nộp bản sao, bản cứng. Hóa đơn kỹ thuật số giúp bạn tiết kiệm chi phí để có các biểu mẫu được in và gửi qua đường bưu điện một cách chuyên nghiệp. Bằng cách thanh toán điện tử và gửi séc kỹ thuật số, bạn có thể kiểm soát chặt chẽ dòng tiền mà không phải lo lắng về việc chạy đến ngân hàng để gửi tiền.

2. Đáp ứng nhu cầu của khách hàng về tốc độ và dịch vụ

Tăng tốc quy trình kinh doanh của bạn mang lại lợi ích cho cả tổ chức và khách hàng của bạn. Việc gửi tài liệu đến hộp thư đến của khách hàng cho họ thấy rằng bạn coi trọng thời gian của họ, cho phép họ xem lại những tài liệu này khi rảnh rỗi và ký điện tử. Khách hàng thích tự phục vụ cho các tương tác đơn giản, chẳng hạn như đặt hàng, tìm kiếm thông tin công ty và điền vào các biểu mẫu trực tuyến. Họ mong đợi sự tiện lợi này và tìm kiếm các doanh nghiệp có thể cung cấp điều đó.

3. Tạo quy trình làm việc suôn sẻ hơn cho nhân viên của bạn

Nhân viên của bạn đã dành bao nhiêu thời gian trong văn phòng để đọc giấy tờ? Mất hàng giờ để hoàn thành các công việc thủ công thông thường như in tài liệu, đảm bảo khách hàng điền chúng, scan các biểu mẫu đã hoàn thành, đính kèm các tệp đó vào hồ sơ kỹ thuật số và sau đó nộp các giấy tờ đó đi. Công việc bận rộn đó khiến nhóm của bạn tránh xa các tương tác có giá trị cao hơn. Bằng cách áp dụng tổng thể chuyển đổi kỹ thuật số, nhóm của bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để dành cho dịch vụ khách hàng và sự hài lòng. Các quy trình số cũng cho phép bạn tự động hóa các công việc hàng ngày và cộng tác với các thành viên trong nhóm dễ dàng hơn.

4. Tiết kiệm nguồn cung cấp, lưu trữ

Cộng số tiền bạn chi tiêu hàng năm cho các dịch vụ giấy, mực in, bảo trì máy in và lưu trữ tệp, bạn có thể ngạc nhiên về tổng số đó. Việc áp dụng quy trình làm việc hoàn toàn kỹ thuật số, không cần giấy tờ sẽ tiết kiệm chi phí mà bạn có thể sử dụng cho các nhu cầu kinh doanh quan trọng hơn.

5. Bảo vệ môi trường

Gần một nửa chất thải kinh doanh vẫn là giấy vật lý. Bằng cách bảo tồn giấy, bạn sẽ giảm lượng khí thải carbon của mình.

6. Đảm bảo độ chính xác cao hơn

Khi khách hàng có thể điền vào các biểu mẫu lúc rảnh rỗi, họ có nhiều khả năng nhập thông tin của mình một cách cẩn thận và chính xác hơn. Về phía nhân viên, sử dụng quy trình làm việc kỹ thuật số sẽ giảm thiểu rủi ro nhập dữ liệu không chính xác hoặc tài liệu bị thất lạc.

7. Cung cấp bảo mật tốt hơn

Quy trình làm việc kỹ thuật số cho phép bạn lưu trữ tài liệu trên cloud, an toàn hơn so với việc giữ các tệp riêng tư và nhạy cảm trong văn phòng. Mã hóa và bảo mật di động nhiều lớp sẽ bảo vệ các tài liệu kỹ thuật số, giới hạn quyền truy cập của những người dùng được ủy quyền. Không giống như các tệp giấy, các tệp kỹ thuật số được lưu trữ và sao lưu vào cloud nên không thể bị thất thiệt do thiên tai.

8. Mở rộng văn phòng của bạn

Sử dụng công nghệ không cần giấy tờ sẽ trao quyền cho những nhân viên đang di chuyển. Văn phòng của bạn có thể hoàn toàn di động và bạn có thể thực hiện hợp đồng, hoàn tất giao dịch mua và nhận email từ một thiết bị duy nhất.

9. Trở nên linh hoạt hơn

Các biểu mẫu kỹ thuật số cũng cung cấp tính linh hoạt cao hơn so với giấy in. Trên thiết bị di động, các biểu mẫu kỹ thuật số có thể được cập nhật ngay lập tức từ cổng thông tin trung tâm, đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm đều phù hợp với các yêu cầu cập nhật. Và với quy trình làm việc tự động, đơn đặt hàng hoặc báo cáo có thể dễ dàng được chuyển đến đúng người để theo dõi.

10. Cho phép truy cập thông tin và cộng tác dễ dàng hơn

Với thủ tục giấy tờ hoàn toàn bằng kỹ thuật số, các thành viên trong nhóm có thể tạo, chỉnh sửa và cập nhật tệp hiệu quả hơn. Vì dữ liệu và báo cáo có thể được truy cập bởi tất cả nhân viên được ủy quyền bất cứ lúc nào, nên việc cộng tác trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, bất kể nhóm của bạn đang làm việc từ đâu.